口コミで評判の経営コンサルティング会社をおすすめランキングでご紹介!中小企業からの依頼にコンサルタントが改善対応!

プロジェクト管理ツールの効果的な利用方法

公開日:2020/07/01   最終更新日:2020/07/13

業務管理をするときに有用なツールとしてだんだんと導入が進められているものにプロジェクト管理ツールがあります。プロジェクトを管理すると一言で言ってもいろいろなやり方がありますが、このようなツールを使うとどのようなメリットがあるのでしょうか。

タスクと実績を見える化するメリットを生かす

プロジェクト管理ツールの最も王道となる使い方として挙げられるのがタスク管理や工数管理に使用する利用方法です。各プロジェクトのメンバーがどのようなタスクを与えられていて進捗がどうなっているのか、工数がどのくらいかかる作業が割り当てられていてその進み具合がどの程度かが一目でわかるようになっています。

この見える化がおこなわれているのがプロジェクト管理ツールの魅力でもあり、プロジェクトリーダーもメンバーも誰が今どのような状況になっているかをすぐに把握することが可能です。

明らかな工数の偏りがあるとわかったら人員配置や業務配分を変更する用意ツール上で指示を出すこともできます。その割り当てや配置の変更もメンバーがツール上で認識し、速やかに自分に課されたことをこなしていくという流れになります。このようにしてメンバーが全員ツール上で業務管理をする形にすることで効率的に皆が動けるようになるのがメリットです。

さらに、プロジェクト管理ツールの種類によっては業績も見える化することができます。誰がどのような業務をしたかの履歴を見ることができるだけでなく、数字化できる売上などのパラメーターを表示する機能も付いているのです。

この実績が査定にも影響すると考えると、他の人よりも頑張らなければならないという気持ちが生まれるでしょう。このような切磋琢磨をする環境を作り上げる目的でも利用できるツールになっています。

コミュニケーションツールとしても使える

プロジェクト管理ツールはコミュニケーションツールとしての利用方法もあります。メンバーのタスクや工数をただ管理するだけでなく、メンバー同士がコミュニケーションをできるように作業ソフトやチャットスペースなどを用意しているツールも多くなっています。例えば、同じ文書作成ソフトや表計算ソフト、画像処理ソフトなどを共有して同時に複数のメンバーが操作することが可能です。

共同作業を進めていくうちに互いの理解も深まるので、普段の作業だけでなく社内研修の機会にも活用することができるでしょう。社内研修でのコミュニケーション促進を通してツールの使い方に慣れてもらい、実際の業務にも運用していくという流れはよく導入方法として用いられています。

一方、単純に社員間のコミュニケーションを促進する目的でもよく活用されていて、メールベースで連絡を取るよりもチャットや音声通信のほうが早いというときにツール上でコミュニケーションを取るという使い方が可能です。電話会議ツールなどでも代用できるのは確かではあるものの、プロジェクト管理ツールがあればあえて導入する必要もなくなり、コストパフォーマンスが高くなるでしょう。

リモートワークを効率的にできるようにする

近年では自宅やコワーキングスペースなどで働けるリモートワークが取り入れられるようになりました。リモートワークを効率的にできるようにする目的でもプロジェクト管理ツールを利用することが可能です。

リモートワークではタスク管理が難しくなりがちですが、全てツール上で管理するようにすればどこで仕事をしたとしてもきちんとこなしていればリーダーが確実に管理できます。新たな業務が発生したときにもすぐにツール上で指示を出せるのでスムーズです。

また、業務時間についてもツールを使って管理することができるため、きちんと正規の就業時間に働いていたか、残業をしていたかといったことも判断できます。コミュニケーションツールを利用すればシステム上で多くのメンバーが共同作業をすることも可能です。

使い慣れないうちは作業効率が低下しがちですが、慣れてしまうとスムーズにいろいろな作業を進められるのでリモートでも問題ないという結論に達することがよくあります。自宅でも勤務できる環境を整えるのは事業上重要という認識が広まってきていることを考慮し、積極的に活用を進めるのは賢明な判断です。

 

プロジェクト管理ツールはプロジェクトのタスクや工数を管理する利用方法が王道で、効率的にリソースの配分をおこなえるようになります。また、メンバーのコミュニケーションツールとしても活用することが可能です。リモートワークを取り入れようというときにも有効活用できるツールなので検討してみましょう。

プロジェクト管理ツールには幅広い利用方法があるので、使い方次第で大きな業務効率化や事業改革につながります。他にどんな用途があるのか知りたいと思ったときに経営コンサルティングを受けてみると良いでしょう。今の経営課題を解決するためのツールとして提案してくれると期待できます。

中小企業向けにおすすめ経営コンサルティング会社一覧

イメージ12345
会社名株式会社ブレインマークスアチーブメント株式会社株式会社タナベ経営船井総合研究所株式会社武蔵野
ポイント「社長が3ヶ月不在でも成長する会社」を作る!人材育成で他の追随を許さないコンサルティング会社!豊富な研究、セミナーが人気のコンサルティング会社!業者ごとに卓越した専門的知識を持つ会社!カリスマ的経営者小山昇氏によって率いられる会社!
詳細リンクもっと詳しくもっと詳しくもっと詳しくもっと詳しくもっと詳しく
サイト内検索
東京の経営コンサルティング会社ランキング!