経営コンサルティングによる業務改善の手法
組織の中にいると、業務改善の方法は意外に理解しにくいものです。そして、必要な改革を行えない結果、特に競争が激しい東京エリアでは生き残ることができないケースも見受けられます。そのため、特に東京で業務改善を行いたい会社は経営コンサルティングを利用しています。こちらでは、経営コンサルティングがどんな手法を使っているのか解説します。
業務を可視化して問題をあぶりだす
経営コンサルティングが業務改善のためにまず取り組むのが、業務の見える化です。業務の見える化には、仕事をどのように始めるか、業務分担、各担当者の業務内容や、内部に加えて外部とのやり取りなどを業務フローとして記載してゆきます。こちらの工程で特に意識するのは、過度な業務がないかや削減できる業務がないかということで、よりシンプルに業務を行うことができないかという視点も大切にします。
そして、この工程はコンサルティング会社から人員が派遣されて、ヒアリングから業務フローの作成までを担当してくれるケースもありますし、自社の社員がコンサルティング会社の研修に参加して、アドバイスを受けながら社員自らドキュメント化する場合もあります。
それで、社員の業務負担の程度やタイミングにより、どちらの方法が好ましいかを判断して選ぶこともできるでしょう。そして、見える化した業務全体を見て、どこがボトルネックになっているかを特定していきます。
業務を担当している社員自身が自覚しているケースもありますが、踏襲されたやり方にとらわれて、問題点を問題だと認識していない場合もありますし、内部の人員の実で考えると、業務の負担度合いが理解できず、特定の人に負担が集中したりと不公平感が生じがちです。そのため、経験豊かなコンサルティング会社の指摘を率直に受け止めることが大切になります。
原因を究明し改善提案とともに必要な支援を行う
業務を見える化したうえで、問題点をあぶりだし、削減できる業務やシンプルにできる業務が特定されると、行うべき点が見えてきますが、原因を究明することも大切です。業務が肥大化したり、不必要な業務が増えた原因は、企業体質や属人化などが影響しています。そのため、原因を究明しないと同じような問題が出てきやすく、元の状態に戻ってしまうことも考えられます。
原因究明には様々な手法を用いますが、その一つがロジックツリーです。これは、一つの問題を通して要因となる点を枝分かれして細かく分け、さらにそれらの原因を深堀するやり方です。さらに、バリューチェーン分析では、業務のプロセス一つ一つを結ばれた鎖に例えて考え、鎖のどの部分で効果を上げどの部分が効果を半減しているかを分析し、価値の高い業務に集中できるよう改善する方法を考えます。
ボトルネックとなる原因が理解できたら、改善提案を作っていきます。こちらの段階では、経営コンサルティング会社が一緒になって業務改善案を考えます。
その際に取られている手法が、OODAです。OODAは、観察・方向づけ・決定・実行の頭文字をとった意思決定に役立つ手法で、次の段階で行うPDCAを補完する手法として重視されているものです。
特にビジネス環境が変化しやすい東京エリアでは、具体的な業務改善提案の前に目指すべきビジョンを示すことが大切になります。加えて、計画を実行に移しやすいツールの導入支援も行うことがあります。
改善提案を実行する際の障害を取り除き、取り組んだ結果を測定
改善提案を実行に移すのは簡単なことではありません。今までのやり方に慣れ親しんだ方は、業務の方法を変えたり、慣れないツールを使うことに抵抗を示す場合もありますし、いくら経営陣が承認した内容であっても、関連部署の協力が得られない場合もあることでしょう。
その点でも、コンサルティング会社の手を借りることができます。例えば、業務改善することでどんなことが成し遂げられるのか、どんな点が役立つのかを分かりやすい仕方で伝え、共感を得られるよう持っていくこともできます。東京には、このような手法を専門としているコンサルティング会社もあるので、相談してみると良いでしょう。
そして、改善提案を実施した結果の効果測定を行うことも重要なステップです。この点、コンサルティング会社では、PDCAの手法を使って効果を検証してゆきます。PDCAでは、測定に必要な指標を選定し、実績となる数値を集めて集計し、望んだ結果が得られたかどうかを検証します。
得られる結果が良好であれば、現場に定着するよう業務のやり方に微調整を加え、良い結果が得られない場合は、その原因となるものを追求し、さらに改善を目指してゆきます。この段階では、特に業務を行う側の社員の取り組み方やコミュニケーションが関係してくるため、業務改善の必要性をお互いに認識し、共感を持ちながら進めていくことが大切になります。
業務改善での経営コンサルティングでは、まず業務を見える化し問題点をあぶりだします。そして、ロジックツリーやバリューチェーン分析を使って原因究明し、改善提案と支援ツールの提供を行います。また、実行する際の障害を取り除くとともに、PDCAで得られた結果を検証し、調整を加えてゆきます。東京で経営コンサルティングを探している方は、多彩な手法や豊富な経験を持っている会社を選ぶと良いでしょう。
